4.高效文档处理（单文件、长文档）（下）
4.1 其他目录（图表目录）
图表目录的用途
用途：列出文档里所有图或者表，或者所有思考题、案例
常规目录：一般写在文档最前面，按页码顺序列出所有的章节标题，可以看出文档的整体结构
索引：写在文档最后，按拼音顺序列出关键字
图表目录：列出文档里所有图、表、思考题或案例，或其他特殊对象
图表目录的创建方法
- 基于题注创建
首先确保所有的表格都已经用题注写好了名称
引用——插入表目录
选择自己新建的标签“表”
效果：注意“表格目录”是自己敲上去的不是自动生成的
细节：光标放在字上面显示套用的是”超链接“样式，放在后面的页码显示套用“图表目录”样式。”超链接“样式是字符样式，“图表目录”样式是段落样式，说明真正套用的是“图表目录”样式。实际上是套用了“图表目录”样式以后，再把前面几个字套用”超链接“样式。
所以改格式的话应该改“图表目录”样式（没有勾选自动更新，需要手动更新）
效果：
- 基于样式创建
先单建一个样式，给希望出现在目录里边的词套用这个样式
效果：
- 基于目录项标记创建
想把每个问题换一个短一点的文字，光标放到思考题后边，打开域对话框
切换到域代码，给 TC 域做分类
整个代码：TC 截图问题 \f A
效果：
同样的方法创建另一个 TC 域
选择“目录项域”创建目录
效果：
思考题：
图表目录与常规目录有哪些异同？哪些只能用常规目录实现？哪些只能用图表目录实现？
相同：本质上功能完全一样，都是 TOC 这个域，都支持关联到样式，都可以用目录项标记来创建目录
不同：
多级目录只能用常规目录实现，因为常规目录可以关联多个样式，还可以设置大纲级别；而图表目录只能是单级，它只能关联到一个样式
只包含图或者表的目录只能用图表目录实现，因为可以对标签进行筛选。常规目录如果关联“题注”样式，可以做出一份包含所有题注的目录（包含图和表），无法筛选。其实也可以通过给图或者表新建一个样式，然后用常规目录关联这个样式来做，但是很麻烦，也无法使用题注功能
4.2 引文目录
引文目录的用途
主要应用在一些专业文档上（比如法律文档），也可以用这个功能来创建一些其他形式的目录
效果展示：有分类的效果，可以做到一个目录里边，如果用图表目录的话得分两个目录
创建引文目录
- 定义类别
光标随便放在一个地方，引用——标记引文——类别
- 标记引文
找到 1.8.3 的位置，引用——标记引文
和索引一样有两种方法
第一种方法：不选中文字打开标记引文对话框，在“所选文字”里手动写引文，然后在下面“短引文”处给这段引文起一个简短的名称，再点击“标记”
第二种方法：先选中文字
注意：”所选文字“仍然是可以编辑的，最后目录里呈现的是这里的内容
效果：
用同样的方法标记其他位置：
- 生成目录
引用——插入引文目录
效果：注意“案例与练习”是自己敲上去的，不是自动生成的，套用了“标题”样式
”保留原格式“选项：原文有斜体、字体颜色等格式可以表现出来，但是字号的效果表现不出来
这里的格式只跟TA 域里的文字格式有关，比如这里修改为红色
效果：
”使用各处“选项：一个引文后面的页码很多，索引也有同样的情况
勾选”使用各处“，显示各处；不勾选，显示所有页码
更新问题：
因为分成上下两部分，所以最好是全选，按 f9 或右键更新域，或者引用——更新引文目录
注意：
目录里面显示的文字内容和格式跟原文没有关系啊只跟 TA 域里面的文字内容和格式有关系，所以我们把 TA 域里边的文字或者是格式给改掉，那么目录那点一下更新它会同步跟着改，但是改原文的内容或者格式的时候TA 域不会跟着一起改，所以仅从这个功能和自动化的角度来说不是很推荐用引文目录、索引，它们都是通过建立隐藏域来实现目录，这种隐藏域跟原文没有任何关联，无法实现自动化。
常规目录和图表目录是通过样式来实现的，会自动同步改。
所以从这个角度来讲，使用常规目录或者图表目录会更好。如果专业文档有需要可以去建立一个引文目录。
4.3 参考文献（书目）
建立书目
- 录入书目信息
引用——管理源——新建
填写信息的时候越多越好
在左下角给这本书起一个简短且唯一的名字
效果：
主列表是后台的数据库，对电脑里所有 word 文件通用的，右边的表存在于当前的文件里，包含的是当前文件里的书籍。如果把当前文件关闭不保存新建一个文件打开源管理器，左边这个表还在，说明它是实时自动保存的。可以在左边选中一些书目点击“复制”添加到当前文档里，这样可以快速建立参考文献清单
- 生成参考文献页
选择内置或者选择“插入书目”（在光标的当前位置只插入这个书目清单）
效果：
保存到库中：
效果：
- 切换样式
不同的样式指定的必填字段不一样，但是所有字段是一样的
所以建议填写信息的时候越多越好，生成参考文献后可以随时切换样式
其他相关问题
- 修改书目信息
引用——管理源——编辑
修改或增加的信息只想保存在当前文件里，不想同时保存到主列表里。比如要具体写出哪几页，这个页码范围的信息只保存在当前文件就好了。所以编辑的时候一定要注意从左边还是右边选，这里从右边选
效果：注意有些样式不显示页面范围
- 在正文中添加书目引用
效果：
样式也会影响这个引用的格式（显示编号/完整信息/......）
也可以单独编辑格式：
注意：这里的页码范围不会保存到书目里，比如不同的位置引用的是同一本书的不同页码
4.4 构建基块（库、文档部件）
什么是库和构建基块
主要有 12 个库，选中内容可以保存任意库
选中内容——插入——页眉——将所选内容保存到页眉库
注意在关闭文档时要勾选“保存到 building blocks.dotx 中”
保存位置：可以选 building blocks，也可以选 normal.dotm
选项的解释：
- 仅插入内容
- 插入自身的段落中的内容：先添加一个换行符再插入内容
- 将内容插入其所在的页面：先添加一个分页符，然后插入内容，最后再添加一个分页符
效果：
注意：只有页眉页脚、封面水印等特殊库，在添加内容时会把内容添加到特殊的位置，其他大多数库（包括目录库），都是添加到光标所在的当前位置
构建基块管理器
插入——文档部件——构建基块管理器
拖动每列的间隔线可以调整列宽，点击列的名称可以按照它来排序
删除
插入
文档部件
效果：
注意文档部件与样式的区别：
- 样式：只能保存格式信息，用来设置一段选中文字的格式
- 文档部件：向文档中添加已经设置好格式的，并且包含了具体的文字、图片、表格等具体内容的文档片段
关于“自动图文集”库
单独库，兼容 03 版本，不需要用这个库
构建基块库内容控件
用途：新闻稿模版文件
问题：怎么让这个菜单只列出这两个 Logo 图片，但不影响其他文档部件菜单
1.把这两个文档部件分到一个单独的自定义库中或者设置一个单独的类别
文档部件——构建基块管理器
2.选中内容控件，开发工具——控件——属性
效果;
将自定义库添加到快速访问工具栏上
自定义快速访问工具栏——其他命令
效果：
4.5 与表有关的自动化功能
表格样式
对于黑白长文档推荐以下格式：
标题有个灰色底纹，然后字体加粗，每个单元格里的文字有一个明显的上下左右的间距，行高列宽尽量均匀相等
行数比较多的表格设置间隔行不同色，行数较少不设置
光标放到一个表格里面，表设计——新建表格样式
或者样式面板里点新建样式，把样式类型改为表格，就会切换到新建表格样式的对话框
如果此时直接点确定会发现文字离单元格的边框线很近
三种方法：
- 调整行高，但在样式里设置不了
- 设置单元格边距
- 设置段前段后间距
接下来，设置标题行格式
设置间隔行
效果：
右键样式——设为默认值
清除表格内格式
- 表格内的文字会自动保持原来位置的文字样式
- 一定不要让表格里的文字跟正文里的文字属于同一种样式
全选表格——全部清除，之后表格里文字的格式就完全由表格样式决定
批量修改表格格式
右键样式——修改表格样式
效果：
镶边行
行数不多的表格，最好不要设置标题行的颜色
表格样式里已经设置，表设计——表格样式选项——取消勾选镶边行
跨页问题
- 重复标题行
表布局——设计——重复标题行
- 一个单元格或者一行分成两半的问题
右键——表格属性
这两个设置可以保存到样式里：
右键样式——修改表格样式——格式——表格属性
其他自动化功能
文本与表格互换
与 excel 同步数据
用表格库快速添加表格——可以添加到其他库（”快速表格“库，" 文档部件 " 库）
4.6 主题
主题字体
同一文档内字体和颜色不要过多
文字 << 样式 << 主题字体 << 真正的字体设置
主题颜色
使用主题颜色的意义：快速切换整个文档的颜色方案
主题颜色与固定颜色的区别
主题颜色：选了某个位置的颜色，当切换颜色方案时这个位置的颜色可能改变
固定颜色：标准色和其他颜色，当切换颜色方案时不会改变
建立自己的主题颜色方案
自定义的颜色方案对 office 通用
主题的切换和保存
主题：一个颜色方案 + 字体方案
自定义的主题对 office 通用
4.7 批量修改内容或格式（查找替换）（上）
定位特殊对象
效果：
另一种方法：点击“转到”或者按 ctrl+G
查找
导航窗格内查找
使用查找替换对话框
点击“高级查找”或者 ctrl+f
替换
ctrl+h，也可以做查找
删除指定内容
注意”替换“里什么都不要写
按格式查找替换
光标放到“查找内容”这个框里设置格式，表示只在限定的格式范围中查找这个词
光标放到“替换”这个框里设置格式，表示替换后的内容要换成设定的格式
清除格式：下次使用时要先把光标放在设置过格式的框里，点击“不限定格式”
- 练习 1：在所有节标题的括号前面加一个波折号 ——
效果：
- 练习 2：将练习文件中所有红色的文字都改成蓝色
注意：
打开“查找替换”对话框之前不要选中任何文字内容，不然就表示只在选择的范围内查找替换
清除上次设置的格式
确定后发现并没有被替换掉
选中文字，打开颜色对话框查看准确的颜色
或者选中文字，打开样式检查器
重新进行查找替换
第二种方法：选择格式相似的文本
选中文字，开始——选择——选择格式相似的文本
第三种方法：建立样式——要有样式的思维
按照上一种办法选择文字，再套用新建的样式
- 练习 3：将练习文件中所有红色的文字都删除
（1）通过样式选择后，delete
（2）选择格式相似的文本，delete
（3）查找替换
转义字符
注意转义字符中的字母必须用小写
查找内容框和替换为框中能添加的转义字符不同（”替换为“框里的转义字符更少）
除查找替换对话框里列出的转义字符外，还可用 ^ 跟一个 ASC 码表示一个字符，比如^13 表示换行符
练习 1：给本节中每句正文结尾加上句号
先选中这一节，打开“查找和替换”对话框
4.7 批量修改内容或格式（查找替换）（下）
- 练习 2：删除练习文件中多余的空行
思路：保证文档里没有两个连续的换行符
多点几次”全部替换“，出现 0 说明替换完成
- 练习 3：把练习文件里章标题前添加分页符的做法改成让章标题自动段前分页
第一步：删除所有分页符
第二步：改样式
通配符
使用通配符时须勾选“使用通配符”选项。
要查找已被定义为通配符的字符，该字符前键入反斜杠 \ 。如：查找？、*、（、）、[ 、] 等的代码分别是\？、*、(、)、[、]。
注意通配符与有些转义字符不能共用，此时可用^ASC 码的形式表示该转义字符。
比如这里，特殊格式里面列出的是一些通配符和仍可用的转义字符，发现没有段落标记，这时可以用^13 表示一个换行符
一般 * 不用于查找词语的开始或结尾
- 练习 1-1：把“姓名”列里三个字的姓名变为红色
- 练习 1-2：把“学历”列里包含“大学”两个字的单元格变为红色
注意：上面说过，一般 * 不用于查找词语的开始或结尾，写“大学 *”只会把”大学“这两个字变红色
- 练习 2：把文件里所有姓王的名字变成红色
跟上面一样，分两遍查找 " 王?" 和 " 王??" 替换为红色
或者，写“王 *^13”
练习 3-1：把文档里所有的元音字母（aeiou）变红色
这个通配符里也可以写中文
练习 3-2：把文档里所有的大写字母变红色
练习 4：把文档里所有的汉字段落变红色
效果：
问题：汉字标点符号没有变成红色
解决：新建样式
注意要选择“段落样式”，只需要选中段落的一两个字会自动把整段话套用这个段落样式
选择格式相似的文本，套用样式
效果：
解决 excel 问题
分离英文和数字
先复制粘贴到 word，运用查找替换后复制粘贴回去
4.8 保护文档
文档加密
- 设置打开密码
文件——信息——保护文档——用密码进行加密
- 设置修改密码
效果：
这个修改密码没用吧，我点击“只读”进去在右上角也能选择“允许编辑”然后编辑后保存，乐
用数字签名签署文档
另外的命令：插入——签名行，这里也需要数字证书
- 签署文档 --> 文档被标记为最终状态，点击“仍然编辑”后签名就没了
- 查看文档签名
限制编辑
- 限制编辑格式
审阅——限制编辑
或者文件——信息——保护文档——限制编辑
可以设置密码，也可以不设置，设置了的话要点击“停止保护”时要输入密码
bug：在不解除保护时在“管理样式”中可以还原
不能恢复的是设置格式，只能通过样式设置格式，并且样式也不能被修改
- 设置能做哪些编辑操作
修订：允许编辑，每步操作以修订来标记
批注：不允许做任何编辑操作，允许添加批注
填写窗体：不允许做任何编辑操作，可以使用文本框和下拉菜单（控件），做电子表单之后这样设置
不允许任何更改（只读）：只读状态，不允许做任何编辑操作
- 设置哪段话可以编辑、哪个用户可以编辑
4.9 综合练习 1
将所有图片居中
先新建一个“插图”样式，然后对图形进行查找替换
将标题中的手动编号变为自动编号
（1）删除所有标题前的手动编号
①先删除一级标题前的编号
在查找内容框中输入“第?部分 ”，注意后面有一个空格。如果有“第 10 部分”就不能用?，得用 *
②删除二级标题前的编号
用转义字符可以吗？在当前文档中可以，但是出现类似 "2-11" 之类的就不好使了
③删除三级标题前的编号
（2）添加自动编号
先为第一个章标题添加一个普通编号，再定义多级列表，方法见之前
排版文档
（1）给没有样式的文字套用样式
如果想保留当前格式，可以右键——更新标题以匹配所选内容，这样既可以关联样式，又可以用当前格式更新当前的样式定义
（2）把普通的换行符替换为手动换行符（enter 变为 shift+enter）
（3）去除“强调”样式中的字号设置，使其能跟随正文
字体变大后编号和标题文字之间的距离变大的原因： 因为它用的是普通的这种单级编号，在普通的单级编号后边就相当于有一个隐藏的制表符，如果标尺上没有人为设置制表位，那这种制表符就会把后面的文字推到下一个默认制表位的位置，也就是标尺上有刻度的地方。原来字号比较小，所以推到后推到右边的默认制表位就是到 2 这个位置。现在这个字号放大了，就是前面两个字符啊已经超过 2 这个刻度了，所以推到下一个制表位，那就是 4 这个位置，所以要大，所以大家要注意啊就是，很有可能会因为这个字号的一个放大缩小，然后让这个距离变大，所以设置普通列表或者多级列表的时候，最好是把编号后边设置成空格，而不是制表符。
（4）调整多级列表
注意“文本缩进位置”应该和“制表位添加位置”相同
所有带编号的段落都挨在一起，这种形式应该像目录一样，让二级标题行编号
效果：
4.10 综合练习 2
步骤：
基础设置
（1）调整页边距
（2）修改字体方案
（3）修改“正文”样式
分析文档中包含哪些成分并建立样式
（1）分析文档成分
| 成分 | 在哪 | 特点 | 样式名 | 样式定义 |
|---|---|---|---|---|
| 一级标题 | 1 | 字号 15 | 一级标题 | 字体：标题、加粗、16 号；段落：分页、1 级、段后 12 磅 |
| 二级标题 | 1 | 大纲级别 3 | 二级标题 | 字体：标题、加粗、14 号；段落：2 级、段前 18 磅、段后 6 磅 |
| 三级标题 | 1 | 大纲级别 4 | 三级标题 | 字体：标题、加粗、12 号；段落：3 级、段前 12 磅、段后 6 磅 |
| 小标题 | 89（8.1.3） | [C#]、[Visual Basic、NET] | 小标题 | 字体：标题、加粗、10 号；段落：段前 6 磅、段后 6 磅 |
| 普通正文 | 1 | 普通正文 | 字体：正文、10 号；段落：段前 6 磅、段后 6 磅 | |
| 项目符号 | 4（1.2.3） | 左缩进 0.63 厘米 | 项目符号 | 同“普通正文”；悬挂缩进 0.5 厘米 |
| 项目符号说明 | 4（1.2.2） | 左缩进 1.27 厘米 | 项目符合说明 | 同“普通正文”；左缩进 0.5 厘米 |
| 注意事项 | 1 | 以一个粗体的“注”开头 | 注意事项 | 同“普通正文”；带阴影边框，灰色底纹 |
| 代码 | 89 | 宋体、字号 12 | 代码 | 同“普通正文”；灰色底纹，西文字体改成 Segoe UI |
| 插图 | 11 | 插图 | 同“普通正文”； | |
| 脚注 | 5、11 | 插图下一行、表格上一行 | 脚注 | 同“普通正文”； |
| 表格 | 5 | 普通表格 | 所有框线、增加上下边距、居中左对齐、标题行灰色、跨页的相关设置 | |
| 超链接 | 1 | 蓝色 | 超链接 | 默认 |
➤ 粗体显示的是需要自己建立的样式，剩下是系统自带的
（2）建立样式
可以将光标一直放到第一个段落上面，等所有样式都建完了以后，再把这个段落还原成原有格式
①建立“普通正文”样式
注意中文字体和西文字体要绑定到“中文正文”和“西文正文”
②修改标题样式
- 修改“标题 1“样式
效果：
如果改了名字，左边显示原有的名字，右边显示更改的名字。如果希望只显示自己定义的名字，选项——存在替换名称时隐藏内置名称
效果变为：
- 修改“标题 2“样式
- 修改”标题 3“样式
- 新建“小标题”样式
③建立跟正文有关的样式
- “普通正文”样式——已建完😀
- 新建“注意事项”样式
效果：左右边框超出了页边距，可以往里挪。
调整“注意事项”样式：跟之前间距设置一样的磅数
效果：
- 新建“代码”样式
- 新建“项目符号”样式
添加了项目符号后，查看段落的“悬挂缩进”，从 0.6 厘米变成了 0.78 厘米，不知道为啥。后面我又改了下段落的设置。
- 新建“项目符号说明”样式
④建立跟图和表有关的样式
- 新建“插图“样式
可以改成居中，这里先不改。感觉如果普通正文不是单倍行距，就得改下段落设置，要不然就基于正文。
- 修改”题注“样式
- 新建”标准表格“样式
byd 气死老子了，这个 word 是他妈有 bug 吧，每次应用到标题行就给我全部填充了，真给老子整红温了😅
（3）调整样式的顺序，隐藏不用的样式
可以隐藏，也可以不隐藏，因为会排在最下边，不影响使用
建立文档结构
➯ 先给标题套用样式，再给正文套用样式，便于快速定位和调整文档结构
（1）套用 1、2、3 级标题样式
- 选中第一个章标题，选择格式相似的文本，套用“一级标题”样式
- 选中一个二级标题，选择格式相似的文本，套用“二级标题”样式
- 选中一个三级标题，选择格式相似的文本，套用“三级标题”样式
（2）去掉标题中的多余字符
➯ 使用查找替换
（3）设置多级列表
选中第一个章标题，给它添加一个普通的编号。注意，一个文档里边是可以有多套多级列表的，那如果当前文档已经有一套多级列表了，又想添加一套新的列表，那最好在这里选一个不同形式编号，因为如果你选一个跟之前那套多级列表同样格式的编号，那就算你新建一套多级列表，它也很有可能会给你归到前一个列表里边。
另外还有一点需要注意的就是刚才我们把这些标题样式都改名字了，而且呢把原有的名字给隐藏起来了，但是在做多级列表的设置之前，我们需要暂时把原有的名字给显示出来。因为在多级列表里边，我们是需要关联到这个标题 123 这三个样式的，所以如果不把原有的名字给显示出来，很有可能会找不到这几个样式。
注意这里多添加了一个空格
删除多余元素
（1）删除“返回页首”行
①使用查找替换
原因：有超链接
②利用段落样式实现批量删除
建立临时样式，将所有“返回页首”行归到这个样式，通过这个样式删除（全选按 delete）
（2）删除所有表格后面的空白表格
➤ 技巧：将命令添加到快速访问工具栏，使用快捷键 alt+ 数字
但是使用 alt+ 数字需要确保焦点在文档里，不能在导航窗格上。实际操作的时候需要按两下“下一个”按钮，在标题栏上点一下，再按 alt+ 数字，如果直接点“删除”就没问题。
添加“查找下一处”快捷键到快速访问工具栏：
这个快捷键对应的不是导航窗格里的下一个，而是”查找替换“或者”定位“里的”下一处“
先用定位功能定位到第一个表格，再往下使用两个快捷键。
给正文文字套用样式
➤ 用查找替换，“选择格式相似的文本”会选择一些不相干的文字
✍ 一般先给有特点的文字套用样式，最后在给普通正文套用样式
（1）套用“注意事项”样式
★ ”注 “后面有个空格
效果：并没有应用样式里的格式
办法：选择所有实例，重新右键应用样式
效果：
之后的每个样式在套用完后都要执行这个操作
（2）套用“代码”样式
（3）套用“小标题”样式
（4）套用“项目符号”样式
（5）套用“项目符号说明”样式
（6）套用“普通正文”样式
通过“正文”样式全选所有实例，选中不光包括正文文字，还有图片和表格，可以最后再把这两个特殊对象归到单独的样式。
（7）套用“超链接”样式
先查看超链接的字体颜色
给图片和表格套用样式
（1）给图片套用“插图”样式
（2）给图片下方的题注套用“题注”样式
➢ 思路：把图片和下面的文字都设置成“题注”样式，然后把图片这一行还原成“插图”样式
（2）给表格套用样式
可以将 5 个操作添加到快速访问工具栏：查找下一处，根据窗口自动调整表格、选择表格、清除格式、套用样式
再回车（选中表格样式中的第一个样式）
重写题注和交叉引用
（1）把所有图片题注都变成自动编号
把编号删除，引用——插入题注，打开“题注”对话框
在后边加个空格，把前面的空格去掉
将整个编号选中，包括后面的空格，ctrl+c 复制。光标放到任意处，打开查找替换对话框
ctrl+a 全选，按 F9 更新域
（2）把所有表格题注都变成自动编号
可以将设置”题注”样式设置为快捷键 alt+反引号，修改样式——格式——快捷键
接下来的步骤同图片
ctrl+a 全选，按 F9 更新域
（3）用“交叉引用”重写引用类文字
没有自动化方法，顶多用查找替换快速定位到要修改的地方，把原有文字删除掉。添加交叉引用只能手动操作，因为每个交叉引用的域代码都是完全不一样的
页眉、页脚、水印、目录、封面
从库中添加即可
4.11 综合练习 3
通过样式实现自动添加“注意”二字
✦ 用文档部件
✦ 使用技巧让样式包含格式、文字、图片等
实验一下，让样式里添加一个编号设置
删除编号后点不了确定
➢ 用多级列表
在编号或者多级列表里面点一个没有用过的列表
效果：
通过多级列表给样式存入图片信息，图片的大小可以通过字体——设置字号来更改
效果：
对比：
✦ 文档部件只能用于当前的电脑
✦ 样式随文档保存，做模板等需要用样式这种方法
4.12 总结
高效处理文档的工作环境
- 导航窗格、样式面板、快速访问工具栏、（标尺）
- 设置快捷键的其他方法：
编写新文档
- 样式，好的模板应该对样式面板做排序
- 自动编号（关联到样式的多级列表、题注…….）
- 引用（交叉引用、目录）
- 构建基块
- 截图技巧
- 表格（重复标题行、表格样式）
修改不规范的文档
- 分析文档成分和规律
- 建立样式
- 套用样式
- 选择格式相似的文本
- 查找替换
- 手动套用