3.高效文档处理（单文件、长文档）（上）

3.1 样式（上）

样式的含义和用途

含义：一套格式集合

打开完整的样式面板

开始——样式——点击下拉菜单

样式的分类及套用方法

分类：看后面的标记

• 段落样式

（段落样式也包含字符设置）

• 字符样式

• 段落链接和字符样式

套用方法：

• 段落样式：将光标放到段落里的任意处，点击样式
• 字符样式：必须选中文字
• 段落链接和字符样式：并不选中文字的话理解为段落样式，选中几个字理解为字符样式

给样式添加快捷键（点右键或者右边的小箭头都可以显示弹出菜单）：

清除格式

怎样让新段落不再延用上面的样式？

• 套用“正文”样式（段落样式）

• 用“全部清除”命令

• 点击开始面板的清除格式好像也行

点“全部清除”后相当于套用“正文”样式：光标放在一个位置，右边哪个样式有个蓝色的框说明当前这段话属于哪个样式，点“全部清除”后可以看到右边“正文”样式有个蓝色的边框

用“全部清除”命令更好：套用“正文”样式可能清除不干净，尤其是里面的一些字符样式

新建样式

• 直接新建格式

注意：先将光标放到属于正文样式的、或者没有任何格式设置的地方，因为打开上方对话框时，对话框里的格式设置会自动设置为光标所在处的格式

• 基于已设置好格式的文字新建样式

如果对对话框不熟悉，可以随便找一段话设置为想要的格式，然后选中这段话再点击新建样式按钮，改个名字点确定就好了

其实和上面是一种方法，注意光标位置

• 样式对话框中的各种设置

基于第一种方法讲解

样式基准：基于某种现有样式创建新样式，格式会自动设置为选择的样式基准，可以在此基础身添加修改

注意：word 很多样式有派生关系，而几乎所有样式都基于“正文”样式，所以不要改“正文”样式

如果希望创建的样式平时不要因为其他某个样式更改而更改，就不要基于现有的样式，就基于“正文”样式或者”无样式“

上面的段落设置有点 bug，设置了边框和底纹后效果显示不会立马刷新（不知道其他格式是不是也有这种 bug），要再进行某种格式设置后才会一起刷新，所以这里想要显示设置的边框底纹效果，可以点一下B再取消就行

添加到样式库：当前样式不仅会出现在样式面板里，还会出现在开始选项卡样式功能区里面

自己创建的样式默认情况下只会保存在当前这个文档里，不会保存在别的 word 文档里

修改样式

• 意义：实现快速批量的文档格式修改
• 直接在样式对话框中修改

• 用已选中文字的格式更新某个样式

在开始或其他地方设置好格式后，点击更新示例样式以匹配所选内容

意思是用当前选中的这段话或光标所在那段话的当前格式来更新样式的格式定义

• 关于“自动更新”选项

默认情况下绝大多数样式都没有勾选“自动更新”这个选项

意思是不用点更新示例样式以匹配所选内容 "，更改某一段话，那么其他所有同样样式的话格式会跟着一起改

当我们做目录的时候，如果我们更改其中某一条目录的格式，马上所有同级别的目录条目都会跟着一起改，因为所有目录都套用了 TOC1、TOC2、TOC3 这些几个样式（1/2/3 代表级别），而这些样式都勾选了“自动更新”选项

3.1 样式（下）

其他常用操作

• 选中同一样式的所有文字

有时候 word 无法识别，会显示“全选 (s) 无数据”

全部选中后可以删除或者做一些修改，如果做了格式更改（比如斜体）只是做了表面的修改，并没有去修改样式定义

• 选择格式相似的文本（和光标所在处相似）

开始——选择——选择格式相似的文本

用处：有的人不用样式，都是自己设置的格式，可以选择格式相似的文本统一套用样式

• 删除样式

不要随便删样式，清除格式都行，删除样式后所有套用此样式的文字段落都会变为”正文“样式，以后没办法通过样式把那些文字都选中了

• 把样式导出到其他文档

鼠标拖动可以进行多选

几个特殊样式

• 正文样式

可以考虑把正文样式的“对齐到网格”那个段落设置去掉，详见“1.1 字体”那节课，不要随便改”正文“样式

平时写文档的方式：单建一个样式（比如“文字内容”样式），让文档内容（正文文字）套用这个样式，让它们归属于我们单建的样式。因为默认情况下（不单建样式）所有的正文文字都是归属到”正文“样式，又不能改”正文“样式，想修改的话只能手动一段话一段话得选中修改。如果所有正文都归属到了新建样式（比如“文字内容”样式），只需要改一下该样式所有的正文文字都批量改好了

• 标题样式

用到上一级标题时下一级样式才会出现

• 页眉页脚样式
• 超链接样式

默认蓝色字体 + 下划线，不具备全选功能，可以修改超链接样式

• 目录样式

自动生成的目录，TOC1······TOC9，所有一级标题套用”TOC1“，所有二级标题套用”TOC2“样式·····

可以修改样式来修改目录的格式，自动更新

模板的制作与使用

• 模板的意义：专业好用
• 制作模板的方法

先把所有的样式做好，建议把样式划分得足够细致，ctrl+a 全选后 delete，将文件保存为模版

dotx 文件和 docx 文件的区别：

直接双击（打开）docx 文件进行编辑相当于直接修改这个文件

直接双击（打开）dotx 文件是基于此文件创建一个新的文件，不会直接修改掉这个文件

• 修改 Word 的默认设置

最根本的方法是把 Normal 文件改掉

最实用的方法是制作模板（比如把“正文”样式改为四号字，添加 Logo 等）

• 关于“样式集”

样式集——一整套样式的集合

切换样式集，马上更换文档的格式

添加自己的样式集（所有 word 文档均可用）：

注意：不要更改保存路径

更推荐制作模板，样式集这个功能在保存时可能会丢失一些样式，包括操作上也有一些问题

总结

正确地用 word 编辑和排版文档的方式（尤其长文档）：编辑的时候一直开着样式面板，每写一段话就套用一个样式，甚至可以把特别常用的样式设置快捷键，写一段话当还没有回车新起一段的时候（也不需要选中），直接按一个快捷键或者点一个样式这段话就设置好格式了，这样可以实现文档写完了也就排版完了，不需要也不应该有一个专门的排版环节，既高效又专业

3.2 导航窗格

导航窗格的使用

• 快速定位

点击导航窗格里的标题

• 折叠展开文档目录

在文档内容中也可以展开折叠标题：

• 快速选中某一章节

右键——选择标题和内容

• 快速删除某一章节

可以先按照上面办法选中这一章节，然后按 backspace

右键——删除

• 快速调整标题的级别

右键——升级/降级，可以把光标放到行首按 tab/shift+tab

或者套用样式

• 快速调整章节的顺序

选择想调整的章节进行拖动即可

标题左边的编号自动更新，因为是自动编号

定义文档结构

导航窗格中的目录结构不是自动列出的，需要把标题套用 word 自带的标题样式才会出现在导航窗格里

严格地讲并不是真的必须套用样式，关键是要去设置“大纲级别”这个设置，正文文本不会出现在导航窗格里，设置为 2 级

这段话仍然归属于“文字内容”样式，但是当前的格式已经不等于“文字内容”这个样式的格式了；光标放到这一行上再次点击“文字内容”这个样式（再次套用样式），就还原了

建议套用 word 自带的标题样式，因为它们都已经设置好了大纲级别

大纲视图

关闭大纲视图，也可以点视图选项卡里的“页面视图”

其他相关功能

• 按页面缩略图浏览
• 快速查找

建议：编辑文档的过程中可以把导航窗格和样式面板一直开着，可以有效提高编辑文档（尤其长文档）的效率

3.3 给样式添加编号（多级列表）（上）

给样式添加单级编号

创建名为“案例标题”的样式，该样式带有“案例 1”、“案例 2”这样的编号

效果：

由于选择了后续段落样式为正文，所以案例 1 回车后不会自动显示案例二，需要手动在样式面板中套用样式

注意：同一种类型的单级编号在整个文档内连续编号，除非手动点

给样式添加多级编号（多级列表）

多级编号：中间用点、减缓等符合相连的多个数字构成的编号

word 自带的样式没有编号功能

• 练习 1：给练习文件的标题添加与本文档相同的编号（整个文档写完了但是标题左边没有写编号）

为了确保万无一失，先把光标放到第一个标题行上，点一下编号按钮先添加一个普通编号

打开多级列表菜单，点最下面的定义新的多级列表，点击左下角的更多展开完整的对话框

先把“输入编号的格式”里面的内容“1.”删掉，做一个完整的演示

输入”第“，然后在下方选择阿拉伯数字插入“1”，最后输入”章“，组成“第 1 章”，再输入一个空格

编号之后——选择“不特别标注”，因为前面已经有空格，一般不选择制表符

对齐位置一般选“左对齐”、“0 厘米”，右对齐没什么意义（指的是编号而不是标题行的右对齐位置）

文本缩进指的是除标题段落除第一行以外的剩下几行左边对齐到什么位置，一般来说标题行文字很少，不可能很长占两行，所以可以不用管这个设置。如果文字真的特别多占了两行或是三行，可以设置为 0 厘米，也就是下面几行对齐到最左边。如果希望下面几行对齐到跟第一行的标题文字的第一个字对齐，如下进行设置（4 厘米是测算得出的）

最重要的设置：将级别链接到样式

一级编号链接到一级标题（“标题 1”样式），或者理解为给“标题 1”样式添加一个一级编号的设置

做二级编号：

添加的第一个数字代表了一级的编号（第几章），设置如下，意思是添加了一个一级的编号

添加的第二个数字表示当前这一级的编号，设置如下

做三级编号：

对话框意义：给每一个标题样式里边添加了一个相应的多级编号设置，以后就不用动这个对话框了，做一次就可以

最正确的方法：在写文档之前做这个设置（给每个标题样式都配备一个相应的多级编号），后面写文档写到标题时套用相应级别的标题样式就可以了，每次套用样式后标题左边会自动配一个相应的级别的编号

删除编号（还原）：

• 修改样式

点击编号，再点一次“无”

有时候点击确定后没有应用，光标放到这行上再点一下样式

• 在某行文字修改

弹起这个按钮，右键更新样式

练习 2 ：

跟练习 1 的区别：章标题、节标题中间的编号都是中文，所有章标题和节标题都是居中显示的，章标题、节标题和三级标题中间的编号都是一级编号（单级编号）

可不可以在样式的对话框里设置单级编号？✘，不会自动从 1 开始编号，要点 n 多次从 1 开始编号

单级编号和多级编号的区别

• 单级编号：这个菜单下的都是单级编号，每一个编号都是一个数字或者一个字母，整个文档内连续编号

• 多级编号：这个菜单里列出的都是多级列表，其中的一个编号（如果是由多个数字构成的如 1.1）叫一个多级编号，自动识别文字所在位置并匹配准确编号

开始做练习：

二、三级标题不用设置”包含的级别编号来自“（单级编号）

标题居中显示：不能在“编号对齐方式”这里设置居中，它设置的是编号的位置，应该在样式里面修改

修改编号设置：光标放到某一个标题上面，再次打开“定义新的多级列表”进行修改

哪个设置决定了多级列表可以自动从 1 开始编号？

每一个新的一级编号下边让二级编号从 1 开始编号，每一个新的二级编号下边让三级编号从 1 开始编号

练习 3：

跟练习 1 的区别：章标题左边的编号是中文，节标题和三级标题左边的编号仍然是阿拉伯数字

问题：一级编号选了中文，二级编号的第一个数字也是中文（链接自一级编号）

方法：在二级编号的状态下勾选”正规形式编号✔“，同理设置三级编号时也要勾选

3.3 给样式添加编号（多级列表）（下）

练习 4：

之前 3 个练习是在给标题左边添加编号，这个练习是在文档内容中使用多级列表

选中这几行添加一个最简单的多级列表，因为其中有节标题，需要降级

按 tab 降级，按 shift+tab 升级

怎么美化一下：章标题写为“第一章”之类的

提醒：专业的做法（整篇文档）——每个大标题套用自带的标题样式，每一段正文套用自定义的某种样式，一定不会让里面某一段话仍然属于”正文“样式，或者是”列表段落“样式

”列表段落“样式：跟“正文”一样都是很原始的样式，会把所有带编号或者带项目符号的文字都自动套用这个样式

现在我们应该新建两个样式，一个给一级标题，一个给二级标题

光标先放到二级标题上（如上面的已经设置好层级的内容，比如放到“1.1 ->字体上”），先新建一个“二级大纲”样式，写好名字和样式基准后点击确定，待会儿再改格式

光标先放到一级标题上（比如“1. ->内容标题”），再新建一个“一级大纲”样式，设置后续段落样式为”二级大纲“（先新建“二级大纲”的原因）

注意这里新建的样式已经自动链接上编号了

套用上“一级大纲”样式和“二级大纲”样式

更改编号格式：

效果：

继续修改样式：

修改节标题，用另一种方法——选中其中一行直接修改，再更新样式

效果：

再设置子标题往右缩进（整个文档没必要）

缩进到的位置：编号对齐到章标题第一个字的位置

在多级列表定义对话框里实现（突然发现如果光标放在几级标题打开这个对话框就自动给你选到了几级标题上去了）

“制表符添加位置”可以一点一点试，这儿大概是 1.8 厘米

效果：

为什么要用制表符不用空格？——空格不精确，如果出现“第十一章”的话，后面的文字就会往后推，对不齐

可能出现“第十一章”的话就不要用中文了，最好用阿拉伯数字，宽度的变化幅度不会很大

文档里带编号的文字一定要给它新建一些自定义的样式，同一种编号类型统一套用同一种样式

总结：

• 重复一下专业写文档的过程

先新建一个空白的 word 文档，最好是基于一个已经做好样式库的模板文件新建一个空白的 word 文档。打开导航窗格和样式面板，打开“定义新多级列表“对话框，做把多级列表绑定到相应的标题样式的设置，也可以理解为在标题样式上补充上自动编号功能（基于模板就不用了），写文档的过程中一切归于样式，点击相应标题样式写标题内容就行，写完就排版完，不需要专门的排版过程

• 一定要用这种方法——给自带的样式添加编号

3.4 给图或表添加编号（题注）

在 word 里只要是编号就能自动添加

专业的做法：文档里所有的插图，都一定要单建一个样式（比如“插图”样式），把所有的插图都套用这个样式。图是不能套用样式的，图本身有自己的图片样式。这里指的是把图所在的整个一行或者整个段落套用这个样式，因为可以把图理解为是一个字符。比如想把文档里所有的插图都居中显示，只需要修改“插入”样式即可

给图片添加题注

点击图片——右键——插入题注

这三个默认标签不好用，点击“新建标签”

位置：中文文档一般图片的题注放在下方，表格的题注放在上方

点击确定后发现自动套用了”题注“样式

不是说不能用 word 自带的样式，之前说不要用 " 列表段落 " 那个自带样式是因为它会把很多不同格式的段落（带编号的、带项目符号的）都归属到那一个样式，所以那个样式就没有实际意义了。但是“题注”这个样式没有问题，它只会把题注文字自动归到这个样式，所以可以用这个，不需要自己单建样式

敲一个空格，写上图片的名字

另外一种方法

先把光标放在某个位置，放在哪都可以（比如图片右边，甚至离图片很远的地方）。因为题注和图片没有关系，把图片删了这题注还在。

引用——插入题注

位置无法选择：如果右键或者先选中一个图片再打开题注对话框，是可以选择放在上方/下方的；如果没有一个图片在选中状态，而是先把光标放到某个图片以外的地方，直接打开题注对话框是不能选位置的，表示把题注放在光标所在的当前位置

把”插入题注”添加到快速访问工具栏，用快捷键 alt+数字（这里是 alt+9）

除了第一次打开需要新建标签，之后每次打开标签和位置选项其实不用动，会自动帮我们选好

细节：“确定”按钮是获得焦点的状态，在 windows 下如果确定按钮是是获得焦点的状态，是不需要鼠标点击的，直接按下回车就表示点确定按钮

最快速的方法：

1. 插入图片
2. 看图片是否在选中状态，没有的话光标肯定在图片右边，按一下回车
3. 按快速访问工具栏快捷键（alt+9）
4. 直接回车
5. 写空格然后给图片写一个名字

给表格添加题注

选中整个表格，或者是放在希望插入题注的位置，打开题注对话框，新建标签——表，位置选择上方

点击确定后自动套用了”题注“样式

调整图片顺序：

选中图片和题注，最好把底下的空行也选中，ctrl+x；光标在所示区域点一下，回车，在图 1 上面加一个空行，粘贴

效果：

题注的编号没有自动更新，因为题注是一个域，除了两种编号、页码以及脚注尾注，其他域都不会自动更新，需要按 f9 快捷键

可以 ctrl+a 全选，按 f9

使用多级编号

前提：文档里的标题需要用的是上面的方法——把多级列表链接到自带的几个标题样式来定制的每一个标题左边的编号

前面用的都是单级编号，比如这张图是 3.4 节下的第一张图，下边应该写“图 3.4.1”

右键——插入题注

格式只影响最后一位编号

这里用标题 2 左边的编号（3.4）当作图后边的编号的前两位

n 级编号选择标题 n-1

分隔符定义的是最后一位数字前面的分隔符，最好跟标题左边的编号分隔符一致

效果：前面的题注也更新了，因为形式是统一的

细节：前两位是一个域，后面这一位是单独一个域

自动插入题注

视频里讲的 bitmap image（位图图像）没找到

效果：

这个功能对于图片并不好使，是因为插入的图片并不属于真正的位图图像，用插入对象的功能直接新建位图会自动配一个题注

有其他的方法可以间接实现：把图片和题注绑定在一起做成文档部件，用上面讲的快捷键已足够简单

其他相关问题

• 格式不符合当前文档要求（字体字号、段前间距等）

修改“题注”样式

• 标签这个字和后面的数字之间空格，比如

原因：英文单词和后面肯定有空格，中文文档里面“图”这个字和后面的数字之间是不应该有空格的

修改样式✘

查找替换✔，之后讲

• 其他方法创建题注

对于单级编号来说，只需要创建一个样式

可以在这里把空格敲上，以后就不用每次敲空格了，甚至可以设置一个快捷键

应用：插入图片后回车，把光标放到下一行，直接点击（按快捷键）“我的题注”样式

多级编号不能用这种方法，样式里不能直接添加多级编号，在多级列表对话框里关联到样式也不行，题注里边多级编号这种题注的前两位数字呢是要关联到二级标题左边的那个编号的，所以你不能新建一个单独的多级列表，那有人说我用现在的这个给标题用的这个多级列表，在上面去改也不行，因为现在现在这个多级列表的三级编号已经被占用了，所以我们不能改这三级编号啊。我们前面说过，题注的 3 级编号跟这个没有关系，是两个编号，有的时候不一样，那有人说我再增加一个 4 级编号，用 4 级编号也不行，因为有的时候是图什么什么，有的时候是表什么什么，所以你不能用一个 4 级编号，又显示图又显示表，所以总之这种方法是不行的。

可以用文档部件实现

多数情况下用自动的题注功能再查找替换把空格去掉，就是最好的方法

实现两个图片排在一行的效果：

• 直接在图的右边插入一张图，用空格或 tab 调位置——不专业，不精准
• 分栏——会自动分节，多分出很多节，可能影响文档编辑，分栏后左右两栏很难实现上下纵向上的对齐
• 布局表格

插入一个一行两列的表格

可以把边框线去掉，分别给两个图片添加题注

有问题没解决：删除表格题注（选中后按 backspace）左边有黑色的小方块删除不干净，怎么办？？？

3.5 书签和超链接（综合案例）

书签

给一个位置插入书签，实现快速跳转

• 给位置或选中对象设置书签

给位置添加书签：

光标放到某个位置，插入——书签

注意：书签名不能有空格

给选中对象添加书签：

• 浏览书签

随便在某处打开对话框

• 跳转到书签

选中某个书签点击“定位”

• 关于隐藏书签

这里的 TOC 和目录有关

超链接

• 链接到本文档中的特定位置

选中一段文字——右键——链接

效果：

• 链接到网络位置

• 链接到其他文件

放到同一个文件夹下

可以打开另外一个文件并且自动跳转到指定的书签位置

相关案例

结合 word 和 excel

给 word 里每个标题添加书签：

选中标题，ctrl+c 复制，打开书签对话框，ctrl+v 粘贴，最后按回车

excel 里打不开书签对话框，但是可以写书签

效果：按住 ctrl 点击自动跳转

批量创建超链接：HyperLink 函数

注意事项：书签的名字跟选中的对象要一模一样

3.6 脚注和尾注

脚注和尾注的基本用法

• 插入脚注

光标放在这，引用——插入脚注

脚注的位置：当前页面最下边

快速回到之前的位置，右键——定位至脚注

当把鼠标指针放到上标的位置时，会弹出一个浮动提示，上边写着我们刚刚在脚注区写的那几个字

• 插入尾注

引用——插入尾注

尾注的位置：最后一页的最后一段话后边

• 脚注和尾注的区别
  • 数字：脚注为阿拉伯数字，尾注为罗马数字
  • 位置：脚注是在当前页面的最下边，尾注在最后一页紧跟着最后一段话的下边
• 脚注和尾注的浏览方法

• 脚注和尾注的更新

自动更新

• 删除脚注或尾注

把上标选中删除就好，按 backspace 和 delete 都行

相关设置

在脚注/尾注区点击“便笺选项”或者点击设置组右下角的小箭头，都可以打开“脚注和尾注”对话框

注意：如果你是在脚注区或者尾注区，通过点右键来打开的这个对话框，然后做一些设置，表示修改当前的这个脚注或者尾注的格式设置，或者是在当前位置插入一个新的脚注，但是我是在脚注区打开的对话框，所以就不能插入尾新的尾注，你看这尾注这个选项是不能选的。但如果你光标是放在正文里边，然后打开这个对话框，你看这两个选项都可以选，表示我可以利用这个对话框来插入一个新的脚注或者是尾注，注意这个细节

选项讲解：

位置

• 脚注：页面底端 / 文字下方（跟尾注比较像，最后一段话下方，没啥用）
• 尾注：文档结尾 / 节的结尾

匹配节布局

• 匹配节布局：匹配分栏
• 两列：脚注比较多且字数少时，可以分成两列显示
• 修改编号格式

脚注和尾注有一个默认的字体格式（比如小五字号），如果想把字体格式改一改该怎么做？——样式

样式面板里找不到脚注尾注样式，因为被隐藏了，在脚注尾注右键——样式

注：可以看到”脚注引用“样式为文本样式，正文里面所有脚注的上标都会自动套用这个样式

3.7 引用各种带编号的文字（交叉引用）

交叉引用的基本用法

光标放到“见......”后，点击引用——交叉引用

效果：

更新交叉引用

ctrl+a 全选，按 f9

其他引用案例

• 见第一章 内容编辑

先插入标题编号，再插入标题文字，用两个交叉引用（两个域）组合起来实现完整的章标题，之后章标题改了可以按 f9 更新

效果：

问题：标题和文字之间距离比较大，有两个空格，如果想把这个距离缩小（缩短成一个或者没有空格），怎么实现?

原因：为什么它距离比较大，这是因为我们之前设置多级列表的时候在章后边敲了两个空格，希望实现一个距离稍微大一点的效果。这儿是完全等于前面，前面包含什么字符，这就包含什么字符。如果我希望这个位置这不要两个空格，但是这个位置仍然保留两个空格，我们就可以修改一下这个多级列表的设置，啊我先注意先把光标放在这，啊然后修改一下这个多级列表的设置，顺便再复习一下啊。

注意区别：显示到这儿的文字，不管是一个文字还是空格，都属于这个标签里边的一部分，所以也就说这保留一个空格，我们用这个选项再添一个空格点

效果：

• 页眉显示当前的章标题

第一种方法：

（1）分节：有多少章分多少节

（2）断开节与节之间的链接，把节和节之间的页眉链接断开，每一章都要随便挑一页，在上面写上当前的章标题，想改只能手动改

第二种方法：

前面的操作是一样的，最后写这个章标题的时候，不要手动敲上去那几个字，而是用交叉引用

注意：在正文里 ctrl+a 再 f9 只对正文有效，我们需要进到页眉的编辑状态，按 f9 或者按那个更新域

第三种方法（高级、简单、不用分节）：

StyleRef 域：基于样式进行引用，Style 样式 Reference 引用，自动显示这个域上面最近的一个标题的文本，也就是离它最近的一个章标题

进入页眉编辑状态，打开域对话框，选择 StyleRef 域

选择标题 1，先点击第二个“插入段落编号”

再次插入，什么都不选，表示显示标题内容

效果：

思考：StyleRef 对应的是哪个前台功能？——题注

题注前面的域就是 StyleRef 的域

3.8 目录（上）

自动生成目录的前提

把文档里所有的标题（所有希望出现在目录里的标题）都套用 word 自带的标题样式，真正的要求是设置大纲级别，但是设置大纲级别太复杂，而 word 自带的标题样式自动设置了大纲级别。

生产目录的基本方法

• 从目录库中选择

手动目录没用，目录一定得是自动，意思是做出来的目录一定要确保里面每一个条目都是一个动态引用，章标题或者正文页码改了可以动态更新

自动目录一和自动目录二一样，英文版名字不同

目录不是非得插入在最前面，可以把光标放到结尾的位置或者放在当中的某个页面

引用—目录—自动目录 1/自动目录 2

效果：

问题：自动目录的“目录”两个字的格式可能不符合要求，或者有的时候我们只想要一个二级目录（只包含前两级标题），但这个目录自动包含了前三级标题

删除目录

在这个菜单里删除：

在引用选项卡菜单里删除：

• 自定义目录

手动写上目录页的标题，比如说目录两个字，或者写文档的标题

引用叫做标题的这个文档属性，可以同步更新，给这个标题套用一个样式，比如套用 word 自带的这个标题样式，或者自己单建一个样式。注意自带的这个标题样式里边是设置了大纲级别的，但是目录上面那个标题最好不要设置大纲级别，因为设置大纲级别以后它就会出现在目录的那个条目里边

把光标移到这个内容控件外边，按回车，在这个位置插入目录

最重要的设置：

显示级别：表示包含前几级标题（默认 3）

使用超链接：影响 web 视图下的格式

建议：改目录的格式，这里选”来自模板“，最好是在样式面板里手动改目录的样式

用域来生成，有超链接效果

更新目录

右键——更新域，或者引用——更新目录

按 ctrl+a 全选再按 f9，目录也会更新

如何把目录变成普通的静态文本？——按快捷键 ctrl+shift+f9

目录有超链接的设置，转成普通文本后，仍然保留了超链接的格式，可以手动修改（去掉下划线、改下字体颜色），更好的方法可以去改样式，但是得分别去改每一级目录的格式，有点麻烦

转成普通文本后，自动更新、超链接等功能无法使用

有的时候我们想把目录拷贝到其他软件或者文档里边，比如说拷贝到另外一个 word 文档，如果直接拷贝容易出一些格式问题（点更新后会乱码），可以把目录转成普通文本再拷贝到其他软件或者文档里

目录格式的修改与保存

• 目录样式

word 自带 10 个跟目录有关的样式，分别是 TOC1—TOC9、TOC 标题，用到哪一级标题相应的样式才会出现，所以我不知道这里为啥有 9 个

”TOC 标题“是给目录标题用的样式，自动目录上的标题会自动套用“TOC 标题”样式

修改 TOC 标题样式，这个样式没有勾选自动更新选项，一定要点更新样式的命令

如何更改隐藏样式：管理样式——修改样式

9 个 TOC 样式都勾选了“自动更新”选项，所以可以直接在文档上改目录条目，改完了也不用点更新样式命令，其他同级别目录条目的格式会跟着一起改，样式的定义也会被改掉

对齐问题

• 右边对齐

可能是制表符的问题，打开标尺拖动制表符即可

• 左边对齐

一般来说，只要保证每一个子级标题有一个明显往右缩进的效果

专业美观的话，建议像二级标题的编号最好对齐到一级标题编号后边第一个字的位置

打开标尺拖动左缩进滑块

问题：无法准确地对齐到上边第一个字的位置

原因：“章”字后边是空格而不是制表符，无法实现上下的精确对齐。之前培训大纲里可以添加制表符实现精确对齐，但是自动生成的目录无论是一级标题还是二级标题，它的文字内容是完全拷贝自正文里面实际的标题，包括前面的编号和后面的文字完全拷贝到目录里面，正文里是空格的话目录里就是空格。文档正文里边的这些标题啊这个位置一般来说我们只适合放空格，不适合放制表符，否则会出现有的地方这个距离比较长，有的地方这个距离比较短的问题。像目录啊或者在正文里做一个大纲，中间没有文字内容，而是把所有的标题上下紧凑地罗列在一起，就适合用制表符来实现文字上下方向上的对齐啊。所以无法实现正文里实际的标题用空格，而目录里用制表符。

办法：通过段落不断调整左缩进，看起来精确对齐

理论实现精确对齐：

制表符实现一个理论上的精确对齐，可以把目录转成普通文本，然后再去在每一个章字后面去插入制表符，但是没有必要

字体调整：

一级标题最好从字体上有一个凸显的效果，比如放大字号或者加粗

问题（bug）：目录的字体调整最好通过样式调整，如果直接在上面改的话，经常出现这个改了其他没改这种问题

注意：一级标题的字号放大以后，二级标题又没有对齐了，还要按上面方法再微调一下

间距问题：段前段后间距

节标题上面可以增大间距也可以不增大，但是章标题上面一定要增大间距，而且一定要增大比节标题更大的间距

光标放在某个节标题和章标题上，打开段落对话框调整间距（这里分别设置的 12/18 磅，设置 6/12 磅也可以）

将修改好的目录保存到库中以便重复利用：

选中整个目录，包括上边的大标题以及所有属于目录的内容，打开目录菜单—将所选内容保存到目录库

点击“我的目录”，生成了一个几乎一模一样的目录，指的是格式一样，自动添加那些固定的文字（比如上面有一个自动标题）

两个细节问题：

• 保存到目录库里边的，其实主要是所选范围内的内容和一些设置，包括这个目录要显示几级目录这些设置会保存到目录库，但具体每一个目录条目它的格式还是由这个样式决定的
• 保存的不是标题而是标题文档属性，自动获取当前文档的标题文档属性然后填写，所以一定要用文档属性以便实现这种自动化

3.8 目录（下）

相关问题与高级案例

• 在目录中添加非标题的特殊项

目录中间是可以直接写字的，但是一更新目录就没了，右边也无法添加自动的页码

方法：在文档正文中添加目录项的标记

光标放到指定位置，打开域对话框进行设置，这里相当于 3 级标题所以”大纲级别“写 3，其实写几都可以

添加了一个隐藏的目录项标记

删掉之前的目录新建一个自定义目录，打开选项对话框，可以设置目录级别和想要显示的样式

效果：可以自动更新

• 把目录显示成两列

第一种做法：

把目录这几页分成单独的一节，可以直接对该节分栏

光标放在某个位置，打开布局——栏——更多栏

问题：上面的标题会被分到左边这一栏，一般希望标题居中

第二种做法：

只对目录这一部分分栏

效果：

• 在同一文档内添加两个目录（前几章一个目录，后几章一个目录）

两个目录页的标题都可以出现在导航窗格里

两个标题统一套用“TOC 标题”样式，修改样式，段落——大纲级别——1 级，再加一个段前分页的设置

笨办法：分别给上半部分和下半部分目录添加完整的目录，然后删掉不要的一半

缺点：一旦更新目录，删掉的一半又还原了

第一种方法：单建一套标题样式，利用目录选项对话框的功能

自定义目录的选项对话框可以设置哪些样式的文字显示到目录中，哪些样式文字不显示到目录中。我们可以单建一套标题样式啊，也是三个，比如说叫我的标题一，我的标题二，我的标题三，然后把后面几章所有的章节标题都套用我们单建的那一套标题样式。在前面添加一个目录，在选项对话框里设置关联到原始的那三个标题样式；在后面添加一个目录，在选项对话框里设置关联到单建的那一套标题样式

样式的派生：

光标放到第三章的章标题（标题 1）上，基于这个标题 1 样式去派生一个新样式

直接点新建样式，会自动用光标所在处的段落格式当作这个新样式的基准样式，修改名字后点确定

用同样的方法创建节标题样式

效果：

格式完全一样，并且可以实现和基准样式一起更新

下面需要把后面几章所有的章节标题都更改，或者说重新套用新的这一套样式。新建的文档只需要写到后面每一次写一个新的章节标题的时候套用一下新的样式，整个文档都写完了如何快速把下面几章的所有的章节标题的样式更改成新建的这套标题样式

可以先把前面一半剪切掉，然后把后面改完了以后，再把前面一半给粘回来

把光标放到前面一部分的结尾处，按住shift+ctrl+home把光标以前的所有内容选中，按 ctrl+x 剪切

“标题 1”样式右键——选择所有 1 个实例/全选——套用“我的标题 1”样式

“标题 2”样式右键——选择所有 2 个实例/全选——套用“我的标题 2”样式

“标题 3”样式右键——选择所有 3 个实例/全选——套用“我的标题 3”样式

注意修改时不要点左键套用标题，点右键或者下拉箭头就可以了

在上半部分目录页插入目录，引用——目录——自定义目录，确保只勾选标题 1 和标题 2

效果：

同样方法生成下半部分目录，提示是否要更换上半部分目录，选否

效果：

更新目录没有问题

思考：为什么后面几章已经套用了新建的标题样式，它左边仍然保留了这个编号，并且这个编号仍然是可以自动更新的？

我们做完多级列表设置以后等于是把原来这几个标题样式上增加了多级列表的功能，新建的样式是从这几个样式派生的，里边也包含了同样的一套多级列表的设置，所以不需要对后面几章重新去建立多级列表，这就是派生样式的一个好处

第二种方法：书签 + 域

书签可以用来标记一个位置、选中对象或者选中的文字段落，先选中上半部分的所有文字设置一个叫 A1 的书签，再选中下半部分的所有文字设置一个叫 A2 的书签

选择技巧：把光标放到第一章章标题的最左边，必须通过 home 键调整到最左边，不能通过鼠标点，按下 f8（把光标的当前位置标记为起始位置），按完 f8 以后把光标放到上半部分结尾，就会把这两个光标之间的所有文字都选中，可以按 esc 取消 f8 的选择状态

打开书签对话框

现在 A1 就代表了上半部分的所有文字内容（不包含目录页）

同样的方法把下半部分标记为一个叫 A2 的书签，用 home 键把光标放到第三章章标题的最左边，可以不用按 f8，按shift+ctrl+end

把光标放到第一个目录的位置，打开域对话框

每个域后边包含很多选项开关和参数，可以点击右上角的？打开帮助文档查看详细的介绍

如果后边什么都不写，点击确定会添加一个默认的完整的目录

需要用到两个选项：

\t：决定关联到哪个样式

\b：决定关联到哪个书签，或者说哪个书签所标记的范围

代码：_ 是空格，为了看的清楚这么写

注意：”标题 1“这个样式中间有一个空格，后面“,1”表示这个样式在目录里对应于一级目录行，后面“,2”表示“标题 2”这个样式在目录里对应于二级目录行；“\b”后面的书签名决定了这个目录只会包含这个书签指定的范围

问题：实践时发现文档中”标题 2“这个样式中间也有一个空格，所以也要加上目录才能正常显示，不然只显示标题 1

所以代码改为TOC \t" 标题 1,1,标题 2,2" \b "A1"

同样的方法添加下半部分目录

代码：TOC \t" 标题 1,1,标题 2,2" \b "A2"

效果：

• 生成目录后自动添加的书签问题

打开书签对话框，勾上“隐藏书签”

这些 TOC 开头的书签都指向下面这些标题的位置，使目录具有超链接的功能

以 Ref 开头的书签一般都是在使用一些高级的引用类功能后自动添加，有时候可能会因为一些问题比如更新不及时等，出现书签冲突，或者是引用位置出错等问题，从而导致有些高级的引用类功能（比如 StyleRef）功能出错，这种问题很少见，一旦出错一般就是因为书签这样的问题，解决方法是把这些书签都删掉，然后重新去用那些功能，它就会重新建立新的正确的书签。但是书签无法批量删除，只能一个一个删。

了解：批量删除所有书签的办法——VBA 编辑器实现

确保要修改的文档摆在最前面，按 alt+f11,（我没反应可能是我没有装 VBA 编辑器），按 ctrl+g（在 VBA 编辑器的下方显示出一个立即窗口，并且让光标在这个窗口内闪烁）

敲这一行代码后按回车，作用是把当前文档内所有的书签都删掉

敲完后关闭 VBA 窗口

3.9 索引

索引的概念与意义

目录：清单，列出一些信息，然后旁边显示页码

常规的目录一般是写在文档最前面，列出所有的章标题，然后在最右侧写上页码，我们通过这种目录可以了解到整个文档的一个整体结构，按页面顺序来排列标题

索引：另一种形式的目录，一般写在文档最后面，列出所有的关键词或者是某种希望快速查找的信息，然后旁边写上页码，一般按关键词的拼音来排列

索引的意义（纸质文档）：提供了一种更细更快的查找方式；提供了另一种组织文档的角度，可以前面做目录、后面做索引，以两种不同的角度或者不同的顺序来列出整个文件的框架

索引的基本创建方法

• 在正文中做标记

所有的目录创建都是两步，第一步要在文档正文里做标记，之前常规目录里是把正文所有的标题都套用了标题样式，这一步相当于自动做了标记，然后就可以自动生成目录。

索引需要手动做标记

第一种方法：直接输入一个标记，将光标放到 3.1 样式后面，引用——标记条目

基本上只需要在主索引项上写一个词即可（写什么词都可以），相当于把这个位置关联到了样式这个词上面，点标记或者按回车

效果：

第二种方法：先选中一个词再打开标记条目对话框，会自动帮我们填好主索引项，点标记或者按回车，在按一次回车关闭

同一个位置可以标记多个词，光标放在哪里都可以，反正最后是隐藏的，再标记一个导航窗格

效果：

再标记一处，可以一直开着这个对话框切换位置进行标记

• 创建索引

把光标放到最后，引用——插入索引

点击确定，效果如下（“索引”是自己敲上去的不是自动生成的）

一般来说索引包含的词汇短且多，所以默认的索引格式是分成两列来显示的，也可以设置成三列或者四列

更新索引：

光标放到索引上，引用——更新索引，或者右键——更新域

其他标记方法

• 标记多级索引（最多三级）

第一种方法：先标记一级词语，再标记四个二级词语

第二种方法：不标记一级词语，直接标记四个二级词语

演示第二种方法，主索引词写成一样的

切换到索引页，更新索引，效果如下

标记三级词语：

在二级词语后边写一个英文的冒号然后写三级词语

更新索引，效果如下

• 指定拼音项（很少用）

有的时候电脑识别拼音错误（多音字），可以人为输一个拼音

如果要写必须所有标记词后边都写，如果有的写了有的没写这个功能就没用

• 同一词语关联多页

第一个练习：

更新索引，效果如下

第二个练习：

选中编号这个词，打开标记对话框，点击“标记全部”，会自动在 word 里搜索编号这个词并做标记

效果：

显示页码范围：

选中 1.8 节到 1.11 节的内容（用 f8），添加一个叫“图”的书签

在 1.8 标题那添加一个索引

效果：

• 交叉引用

索引一般来说标记的词越多越好，当我们给同一个地方标记了两个词后，希望第二个词后边就不写页码了。比如刚给 3.2 节标记了“文档结构”和“导航窗格”，删掉“导航窗格”重新标记一下

效果：

• 设置页码格式

• 用关键词文件自动标记（全自动化的一种标记方法）

在一个单独的 word 文档里把所有的关键词都写好，引用——插入索引——自动标记

选择写关键词的文件，会查找文件里每个词并在所有出现某个词的地方做出标记

效果：

修改索引格式

光标选中索引，引用——插入索引

缩进式和接排式的区别：

接排式在显示多级索引时显示成同行，在右边显示二三级

修改字体和段落格式：

修改样式