1.内容编辑

1.1 字体

中英文混合字体

对于 Word 文档和 PowerPoint 演示文稿，给中英文自动设置不同的字体才是比较专业的做法，因为目前大多数中英文字体并不适用于全部字符集。

建议字体

建议微软雅黑

微软雅黑字体的问题

撑大行高

解决方法：ctrl+a 全选，段落中取消勾选“如果定义了文档网格，则对齐到网格”

主题字体

设计——字体——自定义字体

Light 是 13 版本之后的字体，比较细，好看

关联到主题字体：

正文：选择“+ 中文正文”和“+ 西文正文”

标题：选择“+ 中文标题”和“+ 西文标题”

在这里切换想要的字体

tips：excel 建议选择固定的字体

1.2 段落

关于左右对齐的问题

段落对齐方式：

• 左对齐右边可能会参差不齐，
• 两端对齐应该是 word 默认，比较长的就给你撑开
• 分散对齐都撑开特别难看

建议：多数时候所有文字选左对齐

关于行间距与段前段后间距的问题

段与段之间加大间距（段前间距）

图片插入后显示不完整：行间距不要设置为固定值

设置大纲级别

生成目录，标题需要设置大纲级别

隐藏段落标记

开始——显示/隐藏编辑标记

选项——显示

1.3 标尺与缩进

显示或隐藏标尺

视图——标尺

左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进

正确设置首行缩进：

• 使用 tab 制表符✘，拉动首行缩进标尺不够精确（有时我拉出来是 2.02 字符）

使得缩进值变为固定的 0.74cm，如果改变字体大小，空出的不是两个字符

• 段落——调整首行缩进——2 字符✔

具体：设置完左缩进可以再设置首行/悬挂缩进，左缩进指的是最左侧到左边的距离

带编号的文字格式调整（练习 1）

每行文字最好都放到编号右边，左边对齐

带编号的文字格式调整（练习 2）

小标题可以设置段前 12 磅、段后 3 磅，双击格式刷复制格式

1.4 制表符

制表符的用处和基本用法

• 用处

把一行文字分成多段，利用制表符控制每一段对齐到什么位置

• 基本用法

按 tab 键的作用：把光标以后的字符推到下一个制表位（实际上是添加一个制表符，注意按之前先去掉多余空格）

先点击这个按钮切换到想要的制表符，再在标尺上点击添加制表位（不明确区分制表符和制表位）

如果没有人为设定的制表位，按 tab 键会把光标以后的字符推到下一个默认制表位（标尺上带数字刻度的地方）

删除制表位：

• 将制表位标记往下拖到标尺外边
• 双击删除

想要删除干净还要删除制表符

每一行都有制表位，用制表位进行对齐，在前面添加字符时后面的位置不变（不要用空格）

可以一行一行设置制表位（格式刷），也可以全选一起设置

制表符的种类

单击切换

添加右对齐制表符：

了解：小数点对齐制表符，竖线对齐制表符（画竖线）

其他相关设置

可以在段落选项卡中设置制表位

段落——制表位——设置——确定

引导符中的5 ........在目录中很有用（打印时会显示）

技巧：即点即书

在任意位置双击即可开始书写（实际上是插入了一个制表符）

1.5 项目符号与编号

添加、删除项目符号或编号

（1）添加

选中后，开始——项目符号/编号

（2）删除

• 退格
• 全选后点击图标，或者展开点击无

希望回车之后新的一行不要配自动的变化：

• backspace 退格
• shift+ 回车（软回车，一个段落）

调整对齐位置

用制表位

缩进级别

将光标放到文字最左边编号右边

• 降级（往右缩进一点）：按 tab

• 升级（往左缩进一点）：按 shift+tab

重新编号

定义不同样式的项目符号或编号

1.6 边框与底纹

基本的边框与底纹

注意设置边框与底纹时需要全选

设置底纹：

• 底纹按钮，设置文字底纹（很少用）
• 边框与底纹

一般选择 15% 深度的灰色

一定要选应用于段落

希望新起的一行恢复到普通的文字效果：点击清除格式

非常规的边框样式

设置边框的位置及与内容的间距

边框线对齐到页边距：调整段落的左缩进和右缩进，标尺（alt 精细调整）、段落设置里调都行

1.7 表格（上）

表格的应用分类

三种类型：

• 文档内容中的表格（常见）
• 表单形式的表格

用表格做表单不是很专业

• 布局表格

几种添加表格的方法

插入——表格——插入表格

相关知识点：

• 调整边框线（拖动）
• 合并拆分单元格
• 直接画、擦除表格线

①绘制表格

②表格擦除器

这两个功能在做表单型表格的时候很好用

• 斜线表头

用绘制表格（划线的功能），然后两行文字分别右对齐和左对齐

• 删除表格

光标放在表格里面：

从 Excel 粘贴表格：

前两种都会使格式变化，需要再次调整，大表格不建议粘贴，用链接较好

常用编辑操作

选中行：在左边点

选中列，上方出现箭头时点击

快速调换行列顺序：点住然后上下拖动

合并与拆分：

自动调整：

想要快速调整表格，可以先“根据内容调整（最小列宽）”，再“根据窗口调整”，这样显示比较均匀

可以手动输入，也可以分布行/分布列

单元格边距：

内容和边框线留有一定的间距，不要贴着边框线

排序可以单选择某几行

美化表格

• 居中
  • 左右：内容比较短的列可以选择居中，长文本列建议左对齐，数字列建议右对齐（数字较短且一致可以居中）
  • 上下：居中较好
• 宽表格可以撑满整个页面（根据窗口自动调整）
• 标题行凸显

如果需要套用表格样式，需要先应用表格样式再进行微调（包含字体的设置）

设置哪些行、哪些列要使用不同的颜色

比如这里默认勾选了标题行、第一列和镶边行

• 标题行：标题行有不同的颜色
• 第一列：第一列的字体加粗
• 镶边行：间隔行用了不同的颜色

一般默认勾选就可以，如果第一列不是特殊的列也不用选第一列

边框和底纹设置：和上一节一样

小问题：点了上下居中没反应？

检查是否设置了段前、段后间距：

1.7 表格（下）

跨页的相关问题

• 专业的话尽量不要一行跨页

办法：手动调整，可以在表格上调整文字图片等把表格往上

同理，可以手动调整使段落的最后一行文字不要单字

• 专业化建议：表格跨页的话重复标题行，标题行是两行也可以重复

布局——数据——重复标题行

文本与表格的互换

• 文本转换为表格

检查一下

• 表格转换为文本

光标放在表格里面，布局——数据——转换为文本

这个功能的意义：

• 重设表格格式
• 用 word 解决 excel 问题

嵌入或链接 excel 表格

• 嵌入 excel 表格（保留 excel 源格式），删除原 excel 文件后不影响，可以应用于比较小的表格

复制后点击粘贴——选择性粘贴

编辑表格：双击或者按下图选择，打开 excel 窗口

• 链接 excel 表格（本质是链接），支持双向同步更新，不要更改文件名及存储位置

第一种方法：选择性粘贴，创建的是 excel 表格对象

和 excel 中格式一模一样

第二种方法：按 ctrl+v 粘贴，创建的是 word 表格对象，可以用 word 中的表格工具对格式进行调整

链接与保留源格式：尽可能保留和 excel 一样的格式

链接与使用目标格式：完全不保留源格式

技巧：选择性粘贴可以显示为图标（针对尺寸特别大的表格）

tips：做链接之前把 word 和 excel 文件放到一个文件夹下，移动时一起移动可以保持链接不断

更新链接：链接 excel 文件的文件名和存储位置改变了

1.8 图形

添加图形、编辑图形（在图片上做标注）

关于“文本框”

插入文本框：

或者：

文本框和矩形是完全一样的

设置图形的默认格式

更改矩形为标注：

word 添加新的形状时会恢复默认的蓝色格式，如何修改

添加常用的到快速访问工具栏：

快捷键 alt+6

思考：在 Word 里做标注好还是在截图工具中做标注好？

word 中：方便修改标注位置

截图工具中：融为一体，批量修改

使用“画布”

在形状里写字：选中形状后敲键盘，默认字体颜色为白色，需要修改字体颜色不然看不见

调整位置：左键画框全选

画线时注意：

• 线条两端的连接（绿色的点，用画布的好处）
• 可以设置默认线条

画布的特殊命令：

• 适应页面：根据画布内容调整画布的宽度（对齐到最左边），上下需要自己调
• 扩大：没什么用，可以手动进行设置
• 按比例绘制：画布里的图形大小随画布大小等比例变化

自动创建画布（没啥必要）：

1.9 图片（截屏）

截屏（专业的方法、注意事项）

截窗口（最前面的窗口）：

alt+prtsc 这样就复制到剪贴板里面了

可以在 word 中进行裁剪，还可以还原（再点一次裁剪）

用 onenote 截屏：

按 alt+tab 切换到要截屏的软件

按 windows+shift+s：好像和普通的屏幕截图冲突了，暂时还没改，可以在图标上按

步骤：

1. Alt+Tab(切换到要被截屏的软件)
2. 摆好要截屏的界面
3. Alt+PrintScreen 或 Windows+Shift+S
4. Alt+Tab(回到 Word)
5. Ctrl+v(把截好的图粘进来)(然后可在 Word 中裁剪图片)
6. 用快捷键对截图进行标注

关于截图的文档专业性建议

• 截图边界要准确
• 突出重点，尽量让要展示的内容占据画面主体位置
• 适当做标注
• 检查敏感信息
• 风格统一
• 浅色图加边框
• 注意大小，尤其是字体，大小和五号字差不多，不能再小
• 不要截纵向太长的图

1.9 图片（编辑）

编辑图片（裁剪、边框……）

一些功能：

浅色图可以加深色边框，深色不用

关于 JPG、PNG、矢量图

JPG 一定是四四方方的，里面不能有透明色，但是运用上方的“删除背景”选项可以变透明

PNG、矢量图里可以有透明色，形状可以是奇奇怪怪的

矢量图的定义：

矢量图，也称为面向对象的图像或绘图图像，在数学上定义为一系列由线连接的点。矢量文件中的图形元素称为对象。每个对象都是一个

自成一体的实体，它具有颜色、形状、轮廓、大小和屏幕位置等属性。矢量图是根据几何特性来绘制图形，矢量可以是一个点或一条线，

矢量图只能靠软件生成，文件占用内在空间较小，因为这种类型的图像文件包含独立的分离图像，可以自由无限制的重新组合。它的特点

是放大后图像不会失真，和分辨率无关，适用于图形设计、文字设计和一些标志设计、版式设计等。

图片的几种排版模式

环绕文字选项:

除了嵌入型都可以随意拖动位置

导出图片（批量、破解）

图片有透明效果选.png

矢量图可以复制到 PPT 导出，选择矢量图的保存形式

批量导出图片：

• 另存为网页

• 改后缀名为.zip，选择解压到 xxx 进行解压（破解 word 的一种办法）

1.10 图示（SmartArt）

SmartArt 的基本编辑方法

创建 SmartArt：插入——SmartArt

可以更改 SmartArt 版式：

SmartArt 转换为形状（最好不用）：

将 SmartArt 复制到 PPT 中，点击转换为形状（组合后的），可以点右键取消组合

画组织（层次）结构图的一些注意事项

添加图形和设置层级的方法：

例：组织结构图

两种方法：

• 文本框内按 tab 或 shift+tab 实现降级或者升级
• 用“添加形状”命令进行调整

布局调整：用“布局”命令进行调整

注意：不要手动拖拽

注意选择正确的图示

例：

• 注意看每个图示的类别和文字说明

• 注意字号大小（5 号字合适，不能太小）
• 很多时候选横向版式的图比纵向版式（不好排版）的图更好
• 选带插图的图示更好

其他作图软件

Visio、Mind Manager……

1.11 图表

直接在 word 中插入图表

数据嵌入图表

插入后会弹出一个 excel 对话框，可以在其中修改或增加数据、文字，编辑好后直接关闭不用保存

彩色框：图表显示数据的区域，可以拖动彩色框选择图表显示的数据

编辑数据：

右键——编辑数据，或图表数据——编辑数据

点击“编辑数据”后再点击如下图标也可以进入 excel

粘贴 Excel 的图表

光标放在表格里面点击图表，生成一个二维图表，按 ctrl+x 剪切到 word 中

粘贴智能标记的选择：

1. 使用目标主题（匹配 word 文档的颜色格式）和嵌入工作簿
2. 保留源格式（保留 excel 里的格式）和嵌入工作簿
3. 使用目标主题和链接数据
4. 保留源格式和链接数据
5. 图片（一般不选）

名词解释：

• 使用目标主题：匹配 word 文档的颜色格式

  保留源格式：保留 excel 里的格式

• 嵌入工作簿：整个 excel 文件嵌入 word 里保存，跟 excel 文件没关系，和直接在 word 里插入图表一样

  链接数据：数据存在 excel 文件里，支持双向同步更新，粘贴前最好把 excel 文件跟 word 放在一个文件夹下，不要删除改名挪位置

如果是链接式粘贴，点击以下两种编辑数据的方式都是直接打开源 excel 文件

如果没有自动更新数据可以点击上方的刷新数据

与 Excel 的同步更新

使用链接式粘贴

恢复链接：文件——信息——编辑指向文件的链接

1.12 域

域是什么？

定义：word 文档里点上去会变成灰色的动态文本，例如自动编号

域的添加和编辑方法

插入——文本——文档部件

绝大多数域都有直接添加的命令，如自动编号、页码等

比如日期和时间，可以在域的对话框里选择

也可以在这里选择

选择了自动更新的意思是，每次打开文档的时候进行更新

更新域

常用命令：

相关快捷键

• Ctrl+F9： 在当前位置插入域
• F9： 更新选中的域
• Shift+F9： 在显示域代码和域结果直接切换（对已选中确定的域）
• Alt+F9： 在显示域代码和域结果直接切换（对整个文档）
• Ctrl+F11： 锁定选中的域，即让域更新操作对该域无效
• Ctrl+Shift+F11： 解除选中的域的锁定状态
• Ctrl+Shift+F9： 把选中的域变成普通的静态文本

例：按 Ctrl+F9，写入域代码 filename，右键——更新域（或 F9）

高级应用

• 编写复杂的域代码

例：显示倒数第几页

• 打开文档自动更新域

按 alt+f11 打开 VBA 窗口进行编辑，详见视频

1.13 控件

什么是控件（内容控件）？

控件——内容控件

常见的控件形式有文本框、下拉菜单等

利用“开发工具“选项卡添加控件

如何把光标跳到控件外边：按左右方向键↔

常用控件介绍

• 格式文本控件：可以插入图片、文字，回车按**shift+enter

• 纯文本控件：不可以插入图片、文字，默认只能输入单行文本，可以在“属性”对话框中修改，修改后回车按直接按 enter

• 组合框控件：允许用户直接输入菜单里没有的选项
• 下拉列表控件：用户只能从弹出的选项里选择，不能直接输入菜单里没有的选项

添加下拉列表：

“显示名称”和”值“填一样的就行

• 图片控件：允许用户往里添加图片
• 复选框：可以通过“属性”对话框修改选中后的效果

• 日期选择器控件：
• 重复分区控件：可以不断的点击“+”号

删除行：

相关设置

删除控件：

设计模式：用于更改控件的提示文字

旧式控件（03 版控件）

需要文档保护（限制编辑）后才能使用

控件的应用、与 Excel 对比

• 控件的应用：制作电子表单

• 与 Excel 对比：格式易改，处理数据不如 Excel，除非做合同一般用 Excel

1.14 文档属性

什么是文档属性？在哪查看？

以下标黄的四个是 office 文档专属的扩展属性：

缩略图意思是内容预览

修改默认的作者信息

当前不会变化，需要先关闭 word 文件再打开新建文件

在文档内容中显示文档属性（动态）

双向同步

在控件中和”属性“对话框（高级/外边的通用对话框）中修改，可以双向同步更新

意义：实现了文件内外的联通

应用场景

应用：页眉页脚、封面等

1.15 插入对象（嵌入文件）

嵌入文件

插入——对象

打开嵌入文件

• 双击
• 右键——“XXXX 对象”（比如 excel 文件为“Worksheet 对象”）——编辑/打开

相关设置

右键——对象——转换

链接文件：

打开链接文件其实是直接打开外面那个文件，编辑/修改也是直接编辑/修改外面那个文件

管理链接（总结）

总结：之前讲的选择性粘贴和用粘贴智能标记本质上就采用了插入对象这个功能

不推荐经常使用

1.16 符号（特殊字符）

插入符号

插入——符号——其他符号

相关概念

字符编码：ASCII、ANSI（汇总）、GB2312、Unicode（国际通用编码，绝大多数软件）、UTF-8（另一种类似与 Unicode 的国际通用编码规则）······

德文电脑上创建的文件拿到中文电脑上显示乱码——改为德文

字体为普通文本显示符号多

使用 Wingdings 字体

有很多特殊符号

字符代码显示为什么字符由字体决定，比如在文档中输入 A（ASCLL 码值为 65），切换为 Wingdings 字体就显示为